Um único lugar para o que sustenta um evento
Todo evento vive em muitos lugares ao mesmo tempo — o planejamento, a lista, os convites, as confirmações, as contratações, o dinheiro, o grande dia. A Plataforma Conto Eventos reúne tudo isso sob um mesmo teto, da primeira intenção ao último detalhe.
A lista de convidados se organiza e se mantém viva. A comunicação flui no ritmo certo: o save the date antecipa, o convite chega pelo WhatsApp, e-mail ou papel e as confirmações vão sendo registradas em tempo real. Cada convidado recebe o seu QR Code — para que, na porta, a recepção aconteça com acolhimento e fluidez. No mesmo compasso, a festa ganha vida, as contratações se concretizam e o financeiro traz clareza. Quem cuida do evento — cerimonialista e anfitrião — tem o conforto de enxergar cada passo.
Mais do que tecnologia, é método: um jeito de cuidar do evento em todas as suas partes.
Tudo em uma estrutura só.
Um olhar para o evento para criar a sua estrutura
A plataforma acompanha o método de trabalho da cerimonialista, considerando uma estrutura totalmente modular.
WhatsApp, e-mail e Papel
As comunicações fluem de acordo com o canal escolhido para cada interação.
Histórico de cada decisão
Tudo fica registrado: o que, quem, quando e por quê.
Eventos & Evento Master
Cada celebração ganha um lugar só dela — uma casa onde tudo o que importa se encontra e fica à mão de quem cuida. E quando uma mesma história tem vários capítulos — pré-wedding, cerimônia, recepção —, todos ficam reunidos sob o mesmo teto. As informações antes espalhadas em planilhas, versões, abas e arquivos diversos dão lugar a uma organização centralizada: aqui tudo mora junto, atualizado e a um simples toque de quem cuida.
Ali ficam as informações da festa (nome, data, local, capacidade, convidados esperados), os dados do anfitrião, a configuração da arte do convite e do QR, os arquivos de Save the Date e Convite Virtual (imagem ou vídeo), o e-mail de envio próprio, o número de WhatsApp e as chaves do RSVP e do Financeiro. O Evento Master é a moldura que reúne vários eventos-filhos sob um mesmo dono.
- Lista de eventos do cerimonialista — eventos avulsos e eventos master, cada master com seus eventos relacionados.
- Criação e configuração do evento, contemplando:
- Informações do evento
- Configuração do QR Code (com preview ao vivo)
- Arquivos relacionados (Save the Date e Convite Virtual)
- Dados dos anfitriões, incluindo os responsáveis financeiros
- Dados do assessor/cerimonialista
- Configurações de comunicação por e-mail e WhatsApp
- Modelos de RSVP (manual, automático, por inclusão ou a partir de lista)
- Financeiro
- Conclusão do evento — arquiva seus dados, garantindo a proteção deles e encerrando o ciclo com segurança.
Um roteiro operacional imprimível em 7 fases — da configuração e carga de convidados, passando por geração de QR, campanhas e preparo das leitoras, até o dia do evento e o pós — com campos para anotar contagens e um bloco de assinaturas. É o guia de campo da equipe.
Convidados
Os convidados são o coração da festa; com os anfitriões, são eles que a tornam inesquecível. Cuidar de cada um começa muito antes da recepção: começa pela organização da lista de convidados. Aqui ela ganha vida — cada nome no lugar certo, cada família reunida, cada necessidade especial registrada, cada mudança guardada com cuidado. O que chega confuso — nomes repetidos, aquele telefone que ninguém sabe de quem é — encontra ordem: a lista se mantém viva, disponível e sempre pronta para o próximo passo.
Há três formas de cadastrar: individual, edição em massa em tabela e importação de planilha.
A edição em massa mostra todos os convidados de um evento em uma tabela e sinaliza os convidados com alguma inconsistência no nome ou no telefone, para corrigir vários de uma vez — e, a qualquer momento, a lista inteira pode ser exportada para uma planilha Excel, bem fácil.
A importação vem com um passo a passo — Arquivo → Mapeamento → Preview → Importação → Resultado — que detecta o cabeçalho, faz auto-mapeamento das colunas e mostra confiança por campo. Mas o brilho está no parser de nomes:
- "Família Silva" com contagem 4 vira 4 convidados.
- "Helio e Juliana Lyra de Aquino" ou "Marco Antonio, Isabel e Maria Leticia" são divididos com sobrenome compartilhado inferido.
- Classifica presença e faixa etária (Adulto/Menor) a partir das colunas de confirmados; detecta recusas.
- Quando alguma coisa não casa, cria Convidados numerados — "Convidado 1", "Convidado 2 (Menor)" — ao invés de errar.
Deduplicação inteligente
Regra única — nome + telefone — compartilhada entre importação e cadastro manual. Duplicatas são detectadas e tratadas.
Histórico auditável
Nome, telefone, e-mail e família guardam valor antigo/novo, motivo, autor e data.
Propagação para a família
Trocou o telefone de quem compartilha número? O sistema mostra quantos serão afetados e propaga para todos.
Temos também o eventual registro de uma lista de espera. Conforme as decisões vão evoluindo, os convidados vão se incorporando à lista de convidados — promovidos da lista de espera. O painel mostra os dois universos separados, com contadores e percentuais que sempre fecham em 100%.
QR Codes personalizados
Quem disse que tecnologia precisa ser fria? Cada convidado recebe o seu QR Code — único —, vestido com a arte do evento: a identidade, as cores, a assinatura da festa. Aqui o QR Code deixa de ser aquela coisa operacional e vira parte da experiência — um detalhe que encanta já na tela, conversa com o convite e, na porta, vira a entrada. Uma forma nova de unir o capricho da festa à praticidade que ela merece.
Cada QR nasce da arte do evento: pode ser personalizado com um logo ou monograma, enquanto a moldura, as cores e o fundo compõem uma peça única — com preview ao vivo enquanto se configura. Os QR Codes são gerados em lote, para a distribuição em massa na campanha de comunicação aos convidados, mas também podem ser criados individualmente e baixados instantaneamente. Cada convidado recebe o seu QR Code único e individual, que será validado no momento da recepção.
Campanhas
Cada comunicação é um carinho que o convidado recebe: muito antes de a festa começar, a expectativa já se espalha. As campanhas cuidam disso com esmero — o save the date que antecipa, o convite que encanta, o QR que abre as portas e o lembrete gentil que chega, cada mensagem na hora certa. O alcance de falar com todos em minutos, com o capricho de quem fala com cada um.
O Painel de Comunicação consolida todo o fluxo de comunicações do evento — total de campanhas, campanhas abertas, mensagens na fila / enviadas / falhas, e o status de cada uma. Toda campanha nasce de um menu onde se pode escolher o canal. Ainda contamos com campanhas manuais que geram listas em Excel, no caso de alguma necessidade pontual de tratamento fora da plataforma.
Um assistente em passos guia a construção de cada campanha: a mensagem a ser enviada e o escopo de convidados que vão receber, com prévia ao vivo.
Na definição de escopo, filtros ricos recortam o público: tipo, grupo, categoria, família, faixa etária, com telefone/e-mail, já recebeu Save the Date/Convite/QR, já confirmou, já fez check-in. O sistema exclui sozinho quem não tem o canal necessário e avisa quantos ficaram de fora.
Agrupamento de idênticas
Casal ou pai e filho no mesmo número recebendo a mesma mensagem? Envia uma só e espelha o resultado.
Repescagem
Depois do disparo, cobre os pendentes sem reenviar para quem já recebeu: convidados novos, telefones alterados, QRs atualizados — ou "tratar na mão".
Canal Manual & Excel
Gera um ZIP com planilha e CSV. Para campanhas do tipo QR, gera os links dos QR de cada convidado, para disparo por ferramenta externa — com Excel de auditoria à parte.
WhatsApp & Conversas
Um capítulo especial para o WhatsApp, o canal onde a conversa de verdade acontece: é ali que o convidado lê, responde, se sente perto. Entre papel, e-mail e WhatsApp, é ele o mais próximo — e as mensagens que seguem por ele chegam de forma oficial e confiável. Cada resposta encontra o seu lugar: todas reunidas num só ponto, nenhuma perdida entre diferentes celulares. A conversa do evento inteiro, viva e ao alcance — para que nenhum convidado fique sem resposta.
Os números de WhatsApp são configurados na plataforma e associados ao cerimonialista. Cada cerimonialista pode ter diversos números configurados, facilitando a gestão da comunicação dos eventos.
As comunicações são enviadas de forma oficial e em massa pela API da Meta (WhatsApp Business) — o caminho que garante entrega confiável e evita os bloqueios que costumam atingir números comuns em disparos grandes.
A partir da configuração do número, passamos a ter acesso a toda a troca de mensagens dele na caixa de conversas — a nossa inbox.
A caixa de entrada única (Inbox) tem o seu layout estilo WhatsApp Web: conversas à esquerda, conversa aberta à direita. Busca por nome/telefone, filtros de não lidas, recentes e por status de entrega, e badges de mensagens novas.
- Janela de 24h: texto livre só se o convidado escreveu nas últimas 24h; fora dela, o campo desabilita com "envie um template para reabrir".
- Encaminhar um template (ex.: o QR) para outro convidado — "manda o QR do meu filho no meu número" — sem depender da janela.
- Status por mensagem (enviada / entregue / lida / falhou) atualizados sozinhos via Meta, com reenvio de falhas em um clique.
Inteligência de RSVP
Confirmar presença pode acontecer de muitas formas — e todas cabem aqui. Pelo site do evento, num toque; por um simples "confirmado!" no WhatsApp; ou pela mão do cerimonial. Nenhum convidado fica preso a um único caminho. E há um toque a mais, que faz diferença: a inteligência artificial lê as respostas que chegam pelo WhatsApp — do "eu vou" ao "infelizmente não vou poder" — e as transforma em lista atualizada, com a liberdade de decidir o quanto automatizar. As confirmações, antes espalhadas e anotadas a conta-gotas, chegam organizadas — no seu tempo e no seu controle.
Funciona em dois modelos. A partir do botão de RSVP, o convidado digita o telefone: a plataforma pesquisa na lista de convidados e retorna a família toda daquele número, mostrando todos os nomes, onde cada um marca presença ou informa a ausência, pode ajustar o nome e ainda deixar um recado aos anfitriões. No entanto, alguns anfitriões optam por deixar que os próprios convidados se cadastrem — e, nesse caso, os casos de duplo cadastramento são controlados, mantendo sempre a lista higienizada. Há proteção contra abuso de volume de conexões (rate-limit por IP e por telefone).
Auto-cadastro
Para eventos sem lista pronta: a pessoa se cadastra pelo próprio telefone. Se o nome já existe, abre a tela "é você?" para reivindicar o convite ou criar novo.
Fila de aprovação
Cada submissão vira um item na inbox de RSVP, para tratamento manual ou automático. As ações são Aprovar (atualização de nome + presença, ou só presença) ou Ignorar a submissão. Mudança de nome sempre pede tratamento manual, garantindo a integridade da lista de convidados.
Auto-aprovação segura
Quando nada da identidade muda, a submissão pode ser aprovada sozinha. Mudança de nome sempre pede tratamento manual, garantindo a integridade da lista de convidados.
Com a interpretação por IA ligada, uma resposta de WhatsApp como "confirmado!" ou "infelizmente não vou poder" é lida automaticamente e vira um RSVP pré-preenchido na fila — com intenção, confiança em % e o "por quê". O agente espera a pessoa terminar de escrever (agrupa rajadas de mensagens) e trata casais no mesmo número como uma entrada por pessoa. A submissão com alta confiança pode ser atualizada automaticamente ou de forma manual, após a conferência do cerimonial.
Experiência do Check-in
A chegada é o primeiro abraço da festa — e merece ser puro acolhimento. O mesmo QR Code que encantou na tela, vestido com a arte do evento, agora abre as portas: um toque na entrada e o convidado já está dentro, recebido pelo nome, com fluidez e agilidade. E quando alguém chega sem o QR em mãos, o acolhimento é o mesmo: uma busca rápida e inteligente encontra o convidado num instante e o check-in acontece ali, com naturalidade — enquanto a coordenação acompanha tudo ao vivo.
Diferentes modelos de leitores estão habilitados para uso com a plataforma — cada evento pode ter uma necessidade, de acordo com as condições do local da recepção e o volume de convidados. Eles auto-detectam o evento ativo da janela e cada leitura responde na hora, com o nome do convidado e a faixa etária (importante para as festas de 15 anos), informando se o QR Code lido é válido ou não.
Fast Track & Check-in manual
Algum convidado de última hora chegou sem estar na lista? Um único gesto pode cadastrá-lo e já fazer o check-in. Não localizou o QR? Busca por nome/telefone/e-mail e realiza o check-in manualmente.
Painel ao vivo
Check-ins realizados, pendentes, últimos check-ins com operador, e a curva de chegada em faixas de 15 minutos.
App na portaria
O leitor pode ser instalado como app no celular da portaria — tela cheia e login persistente, para uma leitura ainda mais ágil no dia.
Financeiro
O investimento no evento, enfim com a clareza que ele merece. Do primeiro orçamento ao último comprovante, cada número encontra o seu lugar: quanto se pretende gastar, quanto virou contrato, quanto já foi pago e quanto ainda falta. As planilhas soltas dão lugar a um fluxo que se atualiza sozinho, trazendo a tranquilidade de saber, a qualquer momento, exatamente onde as contas estão.
O orçamento é organizado em dois níveis: Categorias → Itens. Ao criar um orçamento, a plataforma copia uma estrutura padrão pré-configurada para ajustar. É possível orçar de dois jeitos: um valor-pacote no nível da categoria ou mais granulares, detalhados por item.
Os documentos ficam registrados na plataforma e podem ser consultados a qualquer momento. Anfitriões distintos podem ser definidos como responsáveis financeiros por um contrato ou até por uma parcela.
O Resumo Financeiro dá a visibilidade completa e traduz cada estágio: Estimativa inicial, Total orçado (propostas selecionadas), Total previsto (a melhor estimativa vigente), Total Contratado, Pago, Pendente e Atrasado. Tudo se recalcula sozinho conforme as propostas e comprovantes entram e o tempo passa. O cerimonialista vê tudo num único local e o Anfitrião tem toda a visibilidade na palma da mão.
Propostas versionadas
Cada reajuste do fornecedor vira uma versão, com data, motivo e o PDF daquela cotação. Rastreabilidade total da negociação.
Responsáveis por pagamento
Responsáveis por pagamento no nível do contrato ou da parcela dão clareza de quem paga o quê.
Plano de pagamento vivo
Parcelas com data de vencimento, valor e comprovante. A última parcela absorve automaticamente o saldo para fechar 100%; o status é derivado sozinho.
Comissão & repasse
Define quem paga o fornecedor (anfitrião direto ou cerimonialista repassa) e a receita do cerimonialista, caso aplicável.
Consolidado do Master
Para eventos com várias partes, soma o dinheiro do grupo inteiro e por evento numa tela só.
Extrato financeiro
Exporta o extrato completo em PDF a qualquer momento, com visões por anfitrião — pronto para consultar ou compartilhar.
Visão do Anfitrião
Para o anfitrião, a tranquilidade de ter o evento na palma da mão. A qualquer momento, ele acompanha a lista de convidados em tempo real — quem já confirmou, quem ainda vai responder — e enxerga as contas com total clareza: o que está contratado, pra quem, quanto, quando e como pagar. Tudo aberto, tudo no lugar. O anfitrião acompanha, confia e sente o cuidado em cada detalhe.
Bateu aquela ansiedade de dar uma olhada na lista? O anfitrião acompanha os convidados em tempo real — quem já confirmou, quem ainda não respondeu, os que infelizmente estarão ausentes. Bateu uma ansiedade extra na hora da festa? Dá para saber quem já fez check-in!
Em Pagamentos, tudo se organiza em seções por status — Pendentes, Agendados, Realizados, Falta cotar/contratar e Contratado —, informando o anfitrião pagador, o destino e as parcelas. Para cada destino, os dados de pagamento aparecem uma vez, com a chave PIX copiável num toque.
Divisão entre anfitriões
Quando noivos e pais dividem contas, cada anfitrião vê só as parcelas sob a sua responsabilidade.
Extrato em PDF
Documento com texto selecionável (dá para copiar PIX/banco), pronto para enviar por WhatsApp ou e-mail. Atrasados em vermelho.
Visão Consolidada
Soma por destino cruzando os eventos-filhos de um Master — ideal quando eventos relacionados têm os mesmos fornecedores sendo pagos pelo mesmo anfitrião.
Fornecedores
Os parceiros de confiança são os que fazem a mágica acontecer: o buffet delicioso, a animação que o DJ leva para a pista, as memórias eternizadas em foto e vídeo. Cada um deles ganha o seu lugar na plataforma, com tudo o que importa sempre à mão — para que a parceria flua leve, do primeiro contato ao último repasse. A tranquilidade de quem contrata e de quem é contratado — porque quem ajuda a construir os capítulos da festa merece um cuidado também.
O cadastro de fornecedores é completo e pensado para agilizar todo o processo — da contratação ao controle de acesso do staff no dia do evento. Reúne as informações cadastrais, os documentos (CPF e CNPJ) e os dados financeiros de repasse.
Para facilitar, o formulário se preenche quase sozinho: escolher o tipo de chave PIX já pré-preenche a chave; digitar o CNPJ completa o documento e o nome do repasse; o campo Banco é uma busca oficial (COMPE/ISPB) que preenche código e ISPB. Um fornecedor pode ter várias contas, com uma marcada como padrão. Tudo pronto para o momento da contratação.
Escopo por cerimonialista
Cada cerimonialista vê os seus fornecedores mais o catálogo Global compartilhado — nunca os privados de outro.
Antiduplicidade
CPF/CNPJ, nome e chave PIX são únicos no escopo; a mesma chave PIX é entendida como o mesmo recebedor.
Filtros de completude & Excel
Filtra "sem repasse", "sem contato" ou "sem CPF/CNPJ" para isolar cadastros incompletos — e exporta em Excel, uma linha por conta de repasse, filtrável em qualquer coluna.
Controle de Acesso
Toda grande festa tem um segundo palco: os bastidores — e eles merecem fluir tão bem quanto a celebração. A entrada e a saída de cada fornecedor e de sua equipe acontecem com organização e em tempo real, para que, enquanto o convidado é recebido na porta, tudo aconteça nos fundos com a mesma leveza. Porque a experiência perfeita também se constrói por trás das cortinas.
Cada fornecedor credenciado tem a sua equipe cadastrada, e cada pessoa ganha uma credencial com QR própria. Na leitora da portaria, cada entrada e saída fica registrada — e o painel mostra, a qualquer instante, quem está dentro.
Três formas de cadastrar
Pelo cerimonial, pelo próprio fornecedor (link de autoatendimento com aprovação) ou emergencialmente na portaria, para quem chega de última hora.
Informa, não bloqueia
Zona, horário e cota do fornecedor orientam a operação e sinalizam exceções — mas nunca travam a entrada; quem decide é a equipe.
Painel ao vivo
Por fornecedor: esperados, credenciados, quem está dentro, quem já saiu e os atrasados — tudo em tempo real.
Equipe, Perfis & Permissões
Um grande evento é feito por muitas mãos — e cada uma tem o seu papel. Cerimonial, recepção, check-in, financeiro, anfitriões: cada pessoa entra e encontra exatamente o que precisa para cuidar da sua parte, com clareza e no seu devido lugar. E há uma certeza que traz sossego: os seus eventos são só seus, e nenhum outro cerimonialista os enxerga — o seu trabalho protegido e guardado como merece.
- Cerimonialista — visão completa do evento, com foco na jornada dos convidados: configuração, convidados, comunicação e RSVP.
- Financeiro — o acompanhamento do dinheiro: orçamentos, propostas, contratos e pagamentos.
- Gestor — acumula as visões do Cerimonialista e do Financeiro.
- Recepção — para os notebooks da recepção do dia: busca manual de convidados e painel de presença em tempo real.
- Check-in — para as leitoras da recepção do dia: leitura de QR com atualização do total de presença em tempo real.
- Anfitrião — a lista de convidados em tempo real e as contas sob a sua responsabilidade.
A equipe (Gestor, Financeiro, Recepção, Check-in) vê automaticamente todos os eventos ativos da sua cerimonialista; o anfitrião vê só os eventos associados a ele.
Relatórios & Exportações
Toda boa história merece um belo final. Quando a festa acaba, a plataforma reúne o retrato completo do que foi vivido — convidados, comunicação, confirmações e financeiro — em relatórios prontos para a prestação de contas. Tudo o que foi conduzido, registrado para consultar com calma e mostrar com orgulho.
São gerados dois arquivos completos para suporte ao relatório de encerramento: um Excel com várias abas que contam a operação inteira e o PDF com o extrato financeiro. As abas do Excel:
- Resumo do Evento — total geral, checked-in por faixa etária, ausentes, cerimonial à parte.
- Detalhe Convidados — uma linha por pessoa, com nome como no QR, confirmação, check-in, operador e os recados deixados no RSVP.
- Detalhe Mensagens — campanhas com pessoas alcançadas + mensagens trocadas (recebidas, respondidas, conversas com troca).
- RSVP por Canal — Site, WhatsApp, Auto-cadastro e Manual, com submissões × respostas únicas. A vitrine do trabalho gerido.
Já o extrato financeiro em PDF traz:
- Resumo Financeiro — Total previsto, Falta cotar/contratar, Contratado, Pago, Pendente e Atrasado.
- Pagamentos pendentes, agendados e realizados — organizados por responsável → destino → parcelas, com os dados de PIX/banco.
- Falta cotar/contratar — o que ainda não virou contrato, evidenciando o que resta fechar.
Um evento nasce de uma intenção e termina em memória. Entre um ponto e outro, há mil detalhes — e cada um deles importa. A Plataforma Conto Eventos foi feita para cuidar de todos eles, sem que você perca de vista o todo e que o seu evento seja inesquecível.
Cada detalhe no seu lugar.